O congresso é um evento que reúne profissionais para trocar conhecimentos e experiências sobre determinada área, discutindo um tema específico e as novidades existentes no mercado sobre ele. É importante também preparar uma logística eficiente, organizar o registro de todos os participantes, gestão de deslocamento dos convidados, e fornecer informações detalhadas sobre as opções de transporte e manter todos. É importante que documente e registre todos os resultados e aprendizados do evento, criando um histórico para referência futura e aprimorando os processos de organização para outros eventos. É possível que haja contratempos e imprevistos, talvez um plano de contingência seja uma opção. Seja flexível para essas mudanças que possam ocorrer de última hora, acompanhe o tempo das atividades e ajuste novamente a programação caso seja necessário.
Nessa etapa o mais importante é definir o valor máximo do investimento. Comece montando uma planilha de orçamento – deixe claro quanto pode ser gasto em cada etapa do evento. O orçamento geral será o guia dos seus próximos passos, por isso, seja realista! Liste todos os gastos com equipe, local, equipamentos, materiais, brindes. No planejamento de eventos chegou a hora de montar o calendário de atividades! Se serão apenas algumas horas ou dias, o aspecto em comum é que eles precisam ser atrativos e dinâmicos.
Tudo começa com planejamento
Para garantir as inscrições no seu evento, você pode antecipar as vendas, assim, será mais fácil consolidar a data. Agora é só entrar em contato com os fornecedores, negociar, buscar parcerias e descontos em troca de divulgação no evento – você pode propor distribuir um panfleto da empresa junto com o kit entregue no credenciamento, por exemplo. Pense nos grandes nomes locais e nacionais que se encaixam no perfil da organização e, claro, do bolso, e irão agregar conhecimento.
Escolha bem os palestrantes
É preciso ter em mente que as pessoas que estão no seu evento terão uma experiência diferente da sua, que está envolvido com a organização e todos os processos. Um bom produtor de eventos sabe da importância de ter o tempo a seu favor — o que já começa no planejamento e na elaboração de um cronograma. Entretanto, algumas regras básicas podem e devem ser observadas durante a organização de todo tipo de evento. Não é recomendável, por exemplo, organizar um grande evento muito próximo a datas comemorativas tradicionais — como carnaval, Black Friday, Cyber Monday Natal ou Ano Novo.
Uma planilha completa para você organizar suas finanças e acompanhar todas receitas e despesas do seu evento. Crie uma lista de fornecedores a serem contatados para negociar o melhor preço. Isso pode ser feito por meio da chamada otimização para mecanismos de pesquisa (SEO em inglês). Ao fazer gráficos e outros materiais de marketing, otimize o conteúdo para cada canal. Plataformas como Facebook e Twitter não têm um padrão para o tamanho das imagens.
O salário de um organizador de eventos pode variar bastante, dependendo do tipo de eventos que ele organiza e sua experiência no setor. Você pode encontrar essas informações em artigos e materiais educativos criados por especialistas. Como o blog da Even3, voltado especialmente para organizadores de eventos.
Esse é um processo bastante trabalhoso para poder encontrar os fornecedores com melhor custo benefício, mas é imprescindível para quem quer realizar um evento corporativo de sucesso. Para saber como elaborar um cronograma de eventos, é vital determinar a data, o local e o tema, além de definir os objetivos a serem alcançados. A seguir, é preciso listar todas as tarefas necessárias para a realização do evento, como contratação de fornecedores, divulgação, montagem da estrutura e afins. Primeiramente, é importante definir metas e objetivos claros, que irão orientar todo o planejamento e execução do evento.
Também podem ser analisados dados mais quantitativos, como por exemplo, número de participantes, taxa de participação, vendas de ingressos, taxa de engajamento nas mídias sociais, leads gerados, entre outros. Organize as atividades em uma ordem que faça sentido e mantenha uma boa fluidez ao longo do evento. Pesquise bastante e entre em contato com todos eles, solicite informações detalhadas sobre os serviços e produtos oferecidos para compor o evento. Compare preços e pacotes, isso ajuda a identificar o melhor custo-benefício. É muito relevante que as metas e objetivos sejam mensuráveis, definindo-as de forma clara e quantitativa. A dica é evitar metas que sejam muito genéricas e abstratas, e sim, aquelas que possam ser avaliadas com um propósito.
A escolha de data e local devem ser bem analisados, levando em consideração alguns fatores como entender o propósito e a natureza do evento (formal ou descontraído, conferência de vários dias ou uma reunião curta). A comunicação do evento deve ser meticulosamente planejada com antecedência, assegurando que os prazos sejam cumpridos e que a divulgação atinja efetivamente o público-alvo. A definição de um local também é crucial para a organização de um evento.
A consequência é uma experiência mais satisfatória e o alcance de seus objetivos. Você deverá listar tudo o que é necessário para que o evento aconteça e entrar em contato com os fornecedores. Apresenta os tipos de eventos, como planejar festas de 15 anos, comunicação festas…
Outro ponto importante é poder avaliar o desempenho dos expositores que ficaram no estande. Isso é extremamente importante para saber se a equipe foi ou não efetiva em fazer novos negócios. Entretanto, o simples fato de contar com outras pessoas — mesmo que seja para realizar telefonemas, confirmar presenças, revisar contratos, entre outros detalhes — pode ser determinante para que tudo seja feito no tempo certo. É importante pensar que um local muito afastado, que seja extremamente difícil de estacionar ou que seja reconhecido pela falta de segurança pode afastar os participantes. É claro que, nesse quesito, tudo depende das especificidades do evento e, por isso, a escolha deve ser feita de acordo com cada perfil específico.
enviado com sucesso!
A experiência dos participantes é um dos pilares essenciais, são eles que movimentam e engajam o evento, um termômetro que ajuda a medir o sucesso. Desenvolva um cronograma e divida em blocos, reserve tempo suficiente para as atividades principais, como por exemplo, apresentações-chave, sessões interativas e intervalos de networking. Além disso, é essencial considerar tempo para o registro dos participantes, pausas para café, almoço e encerramento do evento.
Uma estratégia de marketing de conteúdo eficaz requer comprometimento e otimização. Marketing de conteúdo é a criação de materiais online para compartilhar e promover uma marca (neste caso, o evento) através de vídeos, blogs e mídias sociais. Antes de começar a busca, faça uma lista dos aspectos práticos necessários, que devem ser determinados de acordo com os objetivos do evento.