Primeiramente, seria ideal contar com as versões virtuais e poder abrir mão das cópias analógicas, a fim de poupar espaço físico e usar menos papel. Mas, como foi dito, se a cópia não possui validade legal, é preciso manter os arquivos físicos originais. O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado. 3) Em documentos encaminhados por meio de correio eletrônico, é recomendado o uso de assinatura digital, quando for necessário garantir sua autenticidade.
Preservation of digital documents
A validade jurídica e a segurança deste documento é garantida com o uso do certificado digital, o que assegura também a autenticidade do documento. Pois, o documento digital nasce no ambiente digitalizado, ou seja, ele é um documento nato digital e é criado eletronicamente. Agora que você já sabe o que são documentos digitais e que eles têm valor legal, segundo a legislação, está na hora de conhecer alguns modelos de documentos que já estão disponíveis na versão digital. O DNE Digital permite que você tenha uma versão digital do seu documento de estudante, que pode ser facilmente acessada a qualquer momento. Nos dias de hoje, a tecnologia nos proporciona uma maneira mais conveniente e eficiente de lidar com documentos. A maioria dos documentos importantes agora tem suas versões digitais, que podem ser armazenadas e acessadas facilmente por meio de aplicativos específicos.
Segundo Borbinha & Correia (2001), a preservação digital representa um novo agrupamento da perspectiva que se tinha dos requisitos associados com as atividades tradicionais nessa área. Como mostra o quadro 2, a preservação física continua relevante na mídia eletrônica, ainda que o seu armazenamento tenha mostrado a necessidade de constante atividade de migração para novos materiais (disquete, fita VHS, CD-ROM, DVD etc.). Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de documentos para sistemas de informação como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos originais. Com os arquivos digitais, é possível encontrar rapidamente as informações necessárias, seja para atividades diárias ou para tomada de decisões estratégicas. Além disso, a digitalização contribui para a sustentabilidade empresarial ao reduzir o uso de papel e espaço físico.
Na prática, os dados podem ser encapsulados junto com a aplicação de software utilizada na sua criação, assim como uma descrição do ambiente de software e hardware requerido para seu funcionamento. A emulação precisa do desenvolvimento de técnicas de encapsulamento de documentos, seus metadados, software e especificações de emulador de forma a assegurar sua coesão e prevenir sua corrupção (figura 3). A tecnologia associada aos documentos nato digitais permite o rastreamento completo do ciclo de vida de um documento, desde a sua criação até a sua entrega e leitura. Isso possibilita um controle mais efetivo dos prazos e do andamento de processos, tornando a gestão documental mais transparente e eficiente.
Como organizar os arquivos digitais da empresa?
Isso garante a autenticidade dos documentos perante a lei e sua integridade durante o processo de digitalização. Enquanto documentos físicos estão sujeitos a desgaste, deterioração e perda por diversos fatores, como umidade, mofo ou perdas, os arquivos digitais permanecem intactos e acessíveis por longos períodos quando armazenados corretamente. Para indivíduos, os arquivos digitais simplificam a vida ao eliminar a necessidade de lidar com toneladas de papéis. Ademais, documentos importantes podem ser facilmente armazenados e acessados em dispositivos eletrônicos autorizados, garantindo segurança e praticidade. Diversas novas tecnologias chegaram para ajudar nas rotinas das empresas, exigindo menos papel e permitindo compartilhamento de documentos rápido e fácil.
Esse tipo de dado deve ser reunido para cada tipo de mídia e ser incluído no arquivo de metaconhecimento. Nesse sentido, vale a pena conhecer o Acervo CloudFile, solução segura confiada por empresas no Brasil inteiro para gerenciar documentos digitais de maneira rápida. Essas políticas podem ser implementadas por meio de autenticação de usuários, senhas, permissões de grupo e outros mecanismos de segurança para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Um sistema de organização hierárquico é fundamental para manter a estrutura e a ordenação dos documentos digitais.
A auditabilidade dos documentos digitalizados também é um requisito importante, pois permite que a empresa esteja preparada para auditorias e inspeções por parte de autoridades competentes. Além disso, é necessário garantir a rastreabilidade dos processos de digitalização, mantendo um registro detalhado das etapas pelas quais os documentos passaram. A digitalização de documentos representa uma integração essencial à transformação digital em curso nas empresas. Ademais, de modo geral, a adoção de práticas sustentáveis, como a digitalização de documentos, ajuda as empresas a cumprirem regulamentações ambientais e demonstrar seu compromisso com a responsabilidade corporativa. Anteriormente, o acesso a documentos físicos muitas vezes era limitado pela necessidade de estar presente no local de armazenamento ou depender do transporte físico deles. Diferentemente dos registros existentes em formato físico, os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados e distribuídos através da internet e outras redes de computadores.
Nos estados que já estão emitindo a CIN, é possível ir até um instituto de identificação para solicitar o documento. Depois, é possível usá-lo em formato digital por meio do aplicativo gov.br, disponível para Android e iPhone (iOS). Estabeleça um plano de backup adequado às necessidades da sua organização, considerando a frequência dos backups, os meios de armazenamento (como servidores locais, nuvem ou dispositivos externos) e a recuperação de registro civil dados em caso de emergência. Realizar backups regulares é crucial para proteger seus documentos digitais contra perdas inesperadas, como falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Com isso, é possível compartilhá-lo por nuvem em servidores, ou mesmo enviá-lo por e-mail.
Como fazer um documento digital?
Dessa forma, você terá a garantia de que seus documentos estão protegidos e poderão ser restaurados caso ocorra algum problema. Isso ajuda na localização rápida dos documentos e garante uma visão clara da estrutura de armazenamento. Dessa forma, você terá uma estrutura consistente que torna mais fácil localizar e identificar os documentos quando necessário. A padronização pode incluir o uso de palavras-chave relevantes, datas, números de versão, entre outros critérios específicos para a sua organização. De tecnologias cloud based, com segurança de ponta e acessibilidade ao moderno sistema de GED, as opções são muitas, e a Acervo pode fazer a diferença nisso. Desse modo, vários processos são agilizados e há um aumento na eficiência dos seus trâmites para parceiros e clientes.
Do mesmo modo, entre os aspectos que devem ser identificados em qualquer estratégia de preservação está a necessidade de contratação e de capacitação de pessoal. Se não houver nenhum plano administrativo que cubra esses itens, nenhuma manutenção de acervos a longo prazo será bem-sucedida. As condições básicas à preservação digital seriam, então, a adoção desses métodos e tecnologias que integrariam a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais.
A importância da migração é transferir para novos formatos enquanto for possível, preservando a integridade da informação. Um arquivo digital pode converter objetos digitais para um pequeno número de formatos “padrão”. Passado o tempo, os dados podem ser copiados, “re-criados” e atualizados como migrações periódicas necessárias em novos formatos para seu uso em novas gerações de hardware e software.
Os documentos nato digitais, ou seja, aqueles que já “nasceram” digitais, possuem validade legal equiparando-os aos documentos físicos. Salvo exceções, caso exista alguma peculiaridade em lei ou procedimento administrativo que exija documentação em papel, hipótese que se faz necessária sua reprodução em papel. No caso da preservação intelectual, o foco são os mecanismos que garantem a integridade e autenticidade da informação nos documentos eletrônicos.